KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) Veri Saklama ve İmha Politikası

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 7 inci maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Özpor Yalıtım Ambalaj İnş. Turizm Yatırım. San. ve Tic. A. Ş. (“ÖZPOR”) tarafından hazırlanmıştır.

İÇİNDEKİLER

 

  1. GİRİŞ
  2. POLİTİKA’NIN AMACI VE KAPSAMI
  3. TANIMLAR
  4. POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI
  5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER
  6. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ UYGULANAN YÖNTEMLER VE KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
  7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
  8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI
  9. SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ
  10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
  11. YÜRÜRLÜK

 

  1. GİRİŞ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; Özpor Yalıtım Ambalaj İnş. Turizm Yatırım. San. ve Tic. A. Ş.   (“ÖZPOR” veya Şirket”) olarak, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, hissedarlarımız/ortaklarımız, ziyaretçilerimiz ile çalışanlarımız aracılığıyla faaliyetimiz kapsamında hukuka uygun olarak kişisel verileri alınmış üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkin haklarını korumak için çalışıyoruz.

Bu bakımdan ÖZPOR, faaliyetleri sırasında elde etmiş olduğu kişisel verileri başta Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve diğer ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda (“Politika”) belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde saklamakta ve imha etmektedir.

  1. POLİTİKA’NIN AMACI VE KAPSAMI

İşbu Politika ile, Kanun kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek kişi verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin ÖZPOR’un genel ilke ve prensiplerinin ortaya konulması ve bu hususlarla ilgili mevzuatla belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi hedeflenmiştir.

İşbu Politika, ÖZPOR’un Kanun kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

  1. TANIMLAR

İşbu Politika’da içerik aksini gerektirmedikçe:

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

Anayasa: Türkiye Cumhuriyeti Anayasasını,

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası – Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir),

Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler,

Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi

anlamına gelmektedir.

  1. POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

ÖZPOR, Kanun kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ve aşağıda belirtilen ortamlarda saklamaktadır:

ÖZPOR veri tabanlarımız, e-posta hesapları, masaüstü bilgisayarları ve tablet bilgisayarları, ÖZPOR çalışanlarının araçları (örn. cep telefonu, tabletler gibi), yedekleme alanları, kağıt dosyalar vb.)

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

ÖZPOR tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4 üncü maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir.

  • Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi
  • Kişisel verilerin doğru ve güncel olması,
  • Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi,
  • Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması
  • Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması

ÖZPOR, kişisel verileri, yukarıda bahsi geçen ilkelerle uyumlu şekilde, Özpor Yalıtım Ambalaj İnş. Turizm Yatırım. San. ve Tic. A. Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir.

  • Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması halinde ÖZPOR tarafından kişisel veriler işlenmektedir.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde ÖZPOR tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda ÖZPOR, ilgili kanuni düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, ÖZPOR tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile ÖZPOR arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
  • Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda ÖZPOR, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
  • Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme kapsamı ile sınırlı olarak ÖZPOR tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, ÖZPOR zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
  • Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, ÖZPOR ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla ÖZPOR tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde ÖZPOR öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.
  1. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ UYGULANAN YÖNTEMLER VE KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

ÖZPOR, Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri aşağıdaki yöntemlerle silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirilmesi getirmektedir. ÖZPOR, kişisel verilerin imhasında azami dikkat ve özeni göstermektedir. Bu kapsamda ÖZPOR, Kanun’un 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kurul kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler ÖZPOR tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmaktadır. ÖZPOR, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.

(a) Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. ÖZPOR, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

(b) Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri 

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. ÖZPOR, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

(c) Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, ÖZPOR, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. ÖZPOR, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

  1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

ÖZPOR, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi konusunda azami dikkat ve özeni göstermekte olup, Kanun’un 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kurul kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
  • Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
  1. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

ÖZPOR, kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesi süreçlerinde yer alan çalışanları, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirmekte ve eğitmektedir. Bu kapsamda, ÖZPOR çalışanları ve görevleri dolayısıyla kişisel verileri öğrenen kişiler, bahse konu bilgileri Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak saklamakta ve imha etmektedir. Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir.

Bu kapsamda, ÖZPOR’un saklama ve imha süreçlerinde yer alan kişilere ilişkin detaylar aşağıda açıklanmaktadır:

UnvanBirimGörev
Hukuk Birimi YetkilisiHukukGörevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi
İnsan Kaynakları Yetkilisiİnsan kaynaklarıGörevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi
Bilgi İşlem YetkilisiBilgi İşlemGörevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi
İdari İşler Yetkilisiİdari İşlerGörevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

  1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

ÖZPOR, kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmekte ve bu süre sonunda imha etmektedir. Bu kapsamda ÖZPOR, kişisel verileri aşağıdaki belirtilen azami süreler boyunca saklamakta ve bu süre sonunda imha etmektedir:

Veri KategorisiVeri Saklama Süresi
Kimlik Bilgisiİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
İletişim Bilgisiİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Özlük Bilgisiİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Hukuki İşlem BilgisiMahkeme kararının kesinleşmesinden itibaren 10 Yıl
Müşteri İşlem Bilgisi10 Yıl
Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgisi1 Ay
Mesleki Deneyim Bilgisiİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Pazarlama10 Yıl
Görsel Ve İşitsel Kayıtlar1 Ay
Sağlık Bilgileriİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleriİş akdinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl

Kişisel veri sahibinin, ÖZPOR’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde ÖZPOR:

  • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:

– Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir;

– Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

  • Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa,

– Kişisel veri sahibinin talebini Kanun’un 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

  1. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

ÖZPOR, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri imha etmektedir. ÖZPOR, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde kişisel verileri 6 (altı) aylık periyotlar halinde imha işlemine tabi tutmaktadır. Anılan süre, her hal ve koşulda Yönetmelik’in 11’inci maddesinde belirtilen azami periyodik imha süresini aşmamaktadır.

  1. YÜRÜRLÜK

İşbu Politika 01.01.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.

İşbu Politika ile Kanun, Yönetmelik ve ÖZPOR Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası hükümleri arasında herhangi bir çelişki olması halinde, Kanun, Yönetmelik ve ÖZPOR Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda yer alan hükümler geçerli olacaktır.

Export

Ansolon